Prevención no presencial: on line, screaning, skype, a distancia
Escrito por Prevención Integral - España
Las pandemias y sus confinamientos han acelerado el proceso de la conexión profesional, laboral y formativa a distancia y está dejando en evidencia que los centros de trabajo administrativos y la docencia realizada en aulas están condenados a ser unos bloques constructivos sobredimensionados que deberán replantear su utilización. La prevención precisa priorizar este aspecto que ya tiene visos de irreversibilidad.
Los períodos de cuarentena durante crisis de salud como la del coronavirus nos han demostrado que muchas actividades empresariales, laborales o profesionales han podido permanecer o ser mantenidas aprovechando que la tecnología nos ofrece la posibilidad de hacerlo con todas las garantías sin necesidad del contacto físico. Si una actividad laboral no requiere una presencia directa en un lugar específico, el teletrabajo resuelve la situación y además influye positivamente en la movilidad de las ciudades y reduce los índices de contaminación. La mejora medioambiental es un valor añadido. Lógicamente, trabajar cada día desde casa no es la panacea, y el contacto físico es muchísimas veces esencial para establecer relaciones duraderas o cerrar acuerdos, pero hay una realidad evidente: es posible reducir las emisiones de CO2 y mantener ciertas actividades que provocan un cambio positivo en la atmósfera. La mejor muestra de ello fue que la contaminación del aire en China cayó notablemente durante su confinamiento por el coronavirus, que obligó a parar toda actividad personal y laboral. Así lo revelan las imágenes satelitales que ha difundido la Agencia Espacial Europea, ESA por sus siglas en inglés, en las que se puede apreciar que los niveles de Dióxido de Nitrógeno prácticamente desaparecen. En este sentido merece la pena replantear las dinámicas de trabajo que en ocasiones suponen hasta 3 o 4 horas de viaje al día, con el consiguiente peso de estrés personal.
¿Seremos capaces de aumentar las reuniones virtuales reduciendo así los trayectos innecesarios o eludibles, y contribuyendo a un aire más limpio y, por tanto, a tener más calidad de vida después de esta crisis?
El artículo sobre las ventajas e inconvenientes del teletrabajo que nos aportó en nuestra web de prevencionintegral.com Julián Salcedo que recoge los criterios básicos de los trabajos de Allen, Thomas y R. Meredith Belbin nos vienen a advertir que ya es inevitable que muchos profesionales del conocimiento han empezado a trabajar siguiendo la filosofía de flexibilidad laboral, trabajo en remoto, el teletrabajo o a distancia ya se han establecido en este modelo de trabajo. Son profesionales que frecuentamos poco las oficinas, porque su lugar de trabajo es allí dónde están y los puedes encontrar realizando un proyecto en una empresa cliente, reunidos con proveedores, trabajando en un chiringuito de la playa, en el comedor de casa, y hasta en la oficina. No tienen horarios, no tienen obligación de ir a la oficina (o muy puntualmente). Ellos tienen claros los objetivos y cada uno se organiza para conseguirlos. Hay quien trabaja mejor a las 3 de la madrugada o los fines de semana, y a media mañana del martes se va de compras porque no encuentra colas, o a esquiar entre semana. Pueden ser profesionales que trabajan para una misma empresa pero están por todas partes del mundo, a miles de kilómetros de distancia entre ellos, pero comunicándose en tiempo real para ser más productivos.Gracias a las herramientas sociales ya no hay distancias, son ubicuos.
Pero cuidado, ello exige cambios en la forma como nos organizamos para que este estilo de trabajo funcione, las organizaciones que la practican deben cuidar mucho la comunicación entre los profesionales que están hiper-conectados. Los profesionales que además de los medios habituales, utilizan redes sociales internas, a través de las cuales, se comunican, generans ideas y gestionan proyectos. Muchas de sus reuniones son virtuales. Se van encontrando también por Twitter, Facebook, Instagram… y sabemos que están haciendo en cada momento (cuando lo quieren compartir).
Para muchos profesionales las oficinas se van a convertir en un lugar de reuniones e intercambios. Esta nueva forma de trabajar está teniendo muchos beneficios, no solo en ahorro de costes sino también en aumento de productividad. Una forma de trabajar que requiere mucha orientación a objetivos, autodisciplina, responsabilidad, compromiso y generosidad en la comunicación, los demás necesitan saber de ti. No es control, es información. Pero cuidado, no todos los perfiles profesionales son adecuados para trabajar de esta manera.
Pero este nuevo estilo de trabajo no solo se trata de “trabajar desde casa”. Va más allá. Es un sistema que se basa en que los directivos tienen que dejar de controlar a sus colaboradores para focalizarse en clarificar objetivos, dar soporte para conseguirlos y mejorar los métodos de medida de los mismos, métodos que evalúen a los trabajadores por lo que hacen y no por dónde o cuando lo hacen. No es una moda, es una nueva forma de trabajar y, aunque se tenga que buscar la dosis adecuada de trabajo presencial, ya no hay vuelta atrás por las ventajas que aporta. Sin embargo, puedes sentirte muy solo y con falta de implicación con tu empresa. Aunque pases muchas horas hablando con clientes y compañeros, también pasas muchas horas solo.
La paradoja está servida. Estamos huyendo de la cultura presencialista y sin embargo, después de probarlo durante un tiempo, algunas empresas han descubierto que las mejores ideas han surgido de forma espontánea, sin planificar, cuando se comparten esos momentos presenciales, de estar juntos. Al final, las conversaciones relajadas con un buen café en la mano son la mejor fuente de innovación.Por ello, muchas empresas intentan buscar la fórmula más adecuada que les permita mantener ese intercambio de conversaciones presenciales y a la vez flexibilidad.
Un ejemplo es Yahoo que tras implantar la flexibilidad durante un tiempo, recapitulo volviendo al modelo antiguo. Y sus razones para hacer volver a sus empleados a trabajar a la oficina no tenía tanto que ver con la productividad como con la serendipia, las mejores decisiones e ideas habían surgido en conversaciones de pasillo. El trabajo remoto tiene muchas ventajas, pero se necesita el intercambio, las conversaciones, la chispa intelectual que inicia un proceso de inteligencia colectiva. Las redes sociales (internas y externas) ayudan, pero no sustituyen a las redes presenciales.
La selección de los miembros, ya que no todas las personas poseen las competencias necesarias para realizar su trabajo a distancia. Estas personas han de ser autónomas, disciplinadas, responsables, orientadas a resultados y con gran capacidad de comunicación, auto-motivación y colaboración. Potenciar la comunicación entre los miembros del equipo. Éste es un factor fundamental tanto para conseguir resultados como para evitar desafección. La comunicación tiene que ser mucho más continua para compensar la soledad del teletrabajador, la información tiene que llegar de forma clara y directa. Es necesario disponer de un canal de comunicación ágil y centralizado donde puedan compartir ideas, opiniones… y fluya la comunicación entre ellos. Es urgente fomentar la colaboración y aprendizaje entre los miembros. En este tipo de equipos se necesita mayor planificación del proyecto y coordinación del trabajo, así como control. En muchos casos cuando en una parte del mundo duermen, el resto del equipo está realizando el trabajo en la parte del mundo despierta, pasando el relevo casi sin información.
El proyecto debe ser desafiante. Las personas que son eficaces trabajando en equipos virtuales suelen ser personas muy motivadas por el proyecto en sí mismo y con alta motivación de logro.
Pero al final, la presencialidad puntual es básica, los miembros de equipos virtuales también necesitan el contacto humano con el resto del equipo. Las reuniones a través de videoconferencia, y las comunicaciones a través de redes, mail e intranet no son suficientes. Necesitan poder verse, conocerse en persona, por lo que es necesario organizar encuentros puntuales para conocer a esas personas que están al otro lado de la red y con las que comparten tantas cosas.
Pero al final, la presencialidad puntual es básica, los miembros de equipos virtuales también necesitan el contacto humano con el resto del equipo. Las reuniones a través de videoconferencia, y las comunicaciones a través de redes, mail e intranet no son suficientes. Necesitan poder verse, conocerse en persona, por lo que es necesario organizar encuentros puntuales para conocer a esas personas que están al otro lado de la red y con las que comparten tantas cosas.